Gestionar las compras de una empresa no implica solamente registrar una factura. El proceso continúa con el seguimiento de la deuda, la programación del pago, la registración del movimiento de fondos y el control contable.
Por eso, contar con un sistema que conecte cada una de estas etapas permite trabajar con información más ordenada y evitar registros duplicados o información dispersa.
Con Atila Online, el circuito de compras y pago a proveedores puede gestionarse de manera integrada.
¿Cómo funciona el circuito?
El proceso comienza con la información del proveedor y continúa con la registración de los comprobantes, el seguimiento de los importes pendientes y finalmente el pago. De esta manera, cada operación queda vinculada dentro del sistema.
1. Gestión de proveedores
El primer paso es contar con la información de los proveedores cargada en el sistema.
Atila Online permite administrar los datos necesarios de cada proveedor, incluyendo información fiscal, datos de contacto, condición frente al IVA, cuenta contable y otros parámetros necesarios para trabajar con sus comprobantes.
Además, es posible consultar el listado de proveedores y realizar búsquedas para acceder rápidamente a la información.
2. Registro de las compras
Una vez registrado el proveedor, se pueden cargar sus comprobantes desde IVA Compras.
En esta instancia se ingresan los datos correspondientes al comprobante, como proveedor, fecha, tipo y número de factura, importes, IVA y demás información necesaria para registrar la operación.
Atila Online también cuenta con herramientas que facilitan la incorporación y gestión de estos comprobantes.
3. Seguimiento de los comprobantes pendientes
Una vez registrada una compra, la información queda disponible para realizar el seguimiento de las obligaciones con cada proveedor.
Esto permite conocer qué comprobantes están pendientes de pago y cuáles pueden ser incluidos en una orden de pago. Así, la información registrada en la compra sirve como base para las etapas posteriores del circuito.
4. Generación de la orden de pago
Cuando llega el momento de realizar un pago, Atila Online permite generar una Orden de Pago a Proveedores. El proceso se realiza en diferentes pasos:
Seleccionar proveedor → seleccionar comprobantes a pagar → registrar el movimiento de fondos.
Al seleccionar el proveedor, el sistema permite consultar los comprobantes asociados y determinar cuáles se incluirán en la orden de pago. También se pueden visualizar los importes, saldos y montos a pagar antes de confirmar la operación.
5. Registración del movimiento de fondos
El último paso consiste en registrar de dónde salen los fondos utilizados para realizar el pago. Por ejemplo, se puede seleccionar una cuenta de caja o una cuenta bancaria y registrar el importe correspondiente.
El sistema permite visualizar los movimientos en moneda nacional y moneda extranjera cuando corresponde, además de controlar que el asiento quede correctamente arqueado antes de finalizar.
6. Relación entre comprobantes y pagos
Una vez realizado el pago, Atila Online permite mantener relacionada la información entre el comprobante original y el pago realizado.
Esto facilita el seguimiento de la cuenta corriente del proveedor y permite conocer qué operaciones fueron canceladas y cuáles continúan pendientes.
¿Por qué es importante gestionar todo el circuito desde un mismo sistema?
Cuando cada etapa se registra de manera independiente, es más fácil perder información o tener que realizar controles manuales.
En cambio, cuando compras, proveedores, pagos y movimientos de fondos están conectados, la información se actualiza a medida que avanza la operación.
Esto permite:
- Tener mayor control sobre las obligaciones con proveedores.
- Consultar comprobantes pendientes de pago.
- Registrar los pagos de manera ordenada.
- Mantener vinculadas las compras y sus cancelaciones.
- Contar con información financiera y contable más consistente.
- Reducir tareas administrativas y registros duplicados.
Una gestión de compras más integrada
El circuito de compras no termina cuando se registra una factura. La verdadera trazabilidad aparece cuando esa compra puede seguirse hasta su pago y registración financiera.
Con Atila Online, cada etapa forma parte de un mismo circuito, permitiendo centralizar la información y tener una visión más completa de las operaciones de la empresa.
🎥 En el video te mostramos paso a paso cómo realizar este circuito dentro de Atila Online.