Alcance: el presente instructivo describe el procedimiento para realizar los procesos de conciliación y desconciliación bancaria dentro del sistema Atila Online. El documento abarca:
- La identificación de movimientos bancarios pendientes de conciliación.
- La vinculación entre movimientos registrados en el sistema (ingresos, egresos, transferencias, órdenes de pago, cobranzas, etc.) y los movimientos informados por la entidad bancaria.
- La confirmación de la conciliación y su impacto en los saldos contables y financieros.
- El procedimiento para revertir (desconciliar) movimientos previamente conciliados.
- Las consideraciones a tener en cuenta antes y después de cada proceso.
Consideraciones: la conciliación bancaria únicamente considera las cuentas de fondos configuradas con tipo "Banco". Esto significa que solo las cuentas parametrizadas como Banco estarán disponibles en el módulo de conciliación; las cuentas configuradas como Caja, Fondo Fijo u otros tipos no podrán ser conciliadas mediante este proceso. Si una cuenta no aparece disponible al momento de conciliar, se deberá verificar su configuración dentro de la parametrización de cuentas de fondos. La correcta clasificación de la cuenta es condición necesaria para que el proceso funcione adecuadamente.
1. Conciliación Bancaria
Una vez verificadas las condiciones anteriores, se podrá acceder al módulo correspondiente para iniciar el proceso de conciliación bancaria. El menú de acceso es el siguiente: TESORERIA → MOVIMIENTOS → CONCILIACIÓN BANCARIA.
Lo primero que se tiene que hacer es seleccionar el Banco a conciliar. Una vez seleccionado, se van a visualizar todos los movimientos asociados a esa Cuenta Banco que no han sido conciliados previamente.
Nota: se pueden exportar los movimientos sin conciliar en formato Excel o PDF, presionando la opción "EXP PDF/EXCEL", y colocando una fecha hasta, tomando como criterio de filtro la fecha de acreditación o la fecha de emisión. Si se selecciona IMPRIMIR se exporta en PDF; si se selecciona EXPORTAR EXCEL, en Excel.
Para comenzar con el proceso de conciliación, se deben seleccionar los movimientos a conciliar presionando el botón "SELECT" de cada uno. Los movimientos seleccionados se muestran resaltados en color verde. Luego de validar que la selección sea correcta, se debe presionar el botón "CONCILIAR SELECCIONADOS".
Se coloca la fecha con la que se quiere realizar la conciliación y se presiona "CONCILIAR". Una vez realizada la conciliación, se puede ver el monto total conciliado en el campo "SALDO CONCILIADO".
2. Desconciliación Bancaria
La desconciliación bancaria permite revertir la vinculación previamente confirmada entre el sistema y el extracto bancario. Para ello se deberá acceder al módulo correspondiente y seleccionar el movimiento o los movimientos a revertir. El menú de acceso es el siguiente: TESORERIA → MOVIMIENTOS → DESCONCILIACIÓN BANCARIA.
Lo primero que se tiene que hacer es seleccionar el Banco al cual corresponde el movimiento a desconciliar. Una vez seleccionado, se van a visualizar todos los movimientos asociados a esa Cuenta Banco que han sido conciliados previamente.
Para comenzar con el proceso de desconciliación, se deben seleccionar los movimientos a desconciliar presionando el botón "SELECT" de cada uno de ellos; se mostrarán resaltados en color verde. Luego de validar la selección, se debe presionar el botón "DESCONCILIAR SELECCIONADOS". El sistema pide confirmación antes de hacer la desconciliación: si se quiere seguir adelante, se debe presionar ACEPTAR; caso contrario, CANCELAR.
